GMail II i la mort del Mail (Google Wave)

Ja és la segona entrega sobre el GMail i la primera la podeu trobar a “Un núvol personal (GMAIL)”.

Potser em faig pesat però es que m’encanta tenir la meva informació al núvol. I ja que tenim tot un núvol per nosaltres avui explicaré com el podem tenir ordenat i com fer una còpia de seguretat... que amb els núvols no se sap mai.

1 - Arxiva – Aquest gran desconegut

(adaptable per qualsevol tipus de correu electrònic)

El mail és fantàstic però també pot ser un caos i un desordre convertint-se en una pèrdua de temps... i pot ser que fins i tot ens superi deixant de ser una eina productiva. Així que faig una proposta, que l’he provat i funciona, que consisteix en Arxivar i només deixar a la vista el que realment necessitem.

M’explico. El primer pas és no mirar el Mail cada 5 minuts i limitar-ho a un o dos cops per dia. El segon pas es tenir la safata d’entrada (Inbox) buida. Atenció aquests passos tan simples poden ser tot una revolució i us pot canviar la vida (qui avisa no és traïdor :-).

Abans de començar seleccionem tot el que hi ha a la Safata d’entrada (Inbox) i apretem el botó “Arxiva-ho” (Archive). Sense por que Arxivar no borra els correus, simplement els treu de la safata d’entrada, i sempre els tindrem quan els busquem o si anem a “Tots els missatges” (All mail).

A partir d’ara amb els nous missatges és IMPORTANT fer SEMPRE el procés de REVISIÓ.

Procés de revisió: Un cop llegit el missatge decidim que fer amb ell:

1. Si tardem poc en contestar (menys de 2 minuts) à Contestar
2. Si no el llegirem mai més à a la Paperera
3. Si no volem fer res amb ell però el volem guardar à Arxivar
4. Si el missatge es una tasca o volem contestar un altre dia à El deixem a la safata d’entrada (Inbox)
   

Arxivar: podem Arxivar o si volem guardar el missatge en una etiqueta (carpeta) determinada simplement arrastrar el missatge a l’etiqueta o utilitzar l’opció “Mou-la a” (Move to) (3a)

Paperera: La paperera de GMail m’encanta perquè no elimina els mails automàticament sinó que estan allà durant 30 dies. Ideal per si elimines alguna cosa per error que després necessites... i si durant 30 dies no hi penses es que no era important.

El procés de revisió ha de ser ràpid i instintiu. Al principi costa una mica però després es va molt ràpid i ens permet tenir a la vista només els missatges que necessitem. Jo, si tinc un missatge que no és immediat, el trec de la safata d’entrada i el passo a una etiqueta anomenada “Pròximament” i així a la safata d’entrada només tinc els missatges que he de contestar de manera immediata.

Els filtres automàtics i els automails faciliten molt però això ja ho explicaré un altre dia perquè és llarg.

Aquesta decisió en el GMail és una simplificació després de conèixer el mètode GTD (“Getting Things Done“) i fer un curs de gestió del temps. Si voleu saber més sobre com organitzar-vos millor us recomano aquest vídeo de ThinkWasabi sobre el mètode GTD (“link al video“)

2 - Còpies de seguretat

No se sap mai així que millor fer una còpia de seguretat de tots els nostres missatges ennuvolats en el nostre PC. Hi ha una manera molt senzilla utilitzant el programa “GMAIL Backup”. Només cal descarregar el programa gratuït (link) i tenir activada l’opció IMAP (més info al BLOC del Oients de Versió Rac1)

M’agrada la senzillesa i la manera d’ordenar-ho... un carpeta per any (a dins una carpeta per cada mes) i tots els missatge amb els adjunts en format eml que ho podeu obrir directament en qualsevol programa de correu (Outlook, Thunderbird)

3 - LABS

Algun dia explicaré més coses sobre Labs... avui només que podeu anar a “configuració” (a dalt a la dreta) i apartat LABS. Aquí van els meus preferits per ordre:

4 - la mort del Mail (Google Wave)

Es fa estrany acabar un article sobre el correu electrònic (Mail) anunciant la seva mort, però així és companys... el món corre molt ràpid i el Mail, un dels millors invents d’Internet, aviat es jubilarà i passarà a nova vida.

El concepte del Mail es va inventar abans d’Internet i algunes de les seves mancances actuals són:

• és estàtic i no podem mantenir una conversa en directe... neixen els XATS
• per contestar un missatge el que se sol fer es deixar a sota l’antic escrit per no perdre’s en la conversa i així successivament (enviaments i reenviaments).... uf que cutre i quin desordre.
• no serveix per publicar a la web opinions, documents, fotos, etc..... neixen els BLOGS
• i el mail tampoc permet interacció amb la gent, organitzar reunions, trobades, etc... Facebook

Així que per superar totes aquestes limitacions s’ha d’inventar una altra cosa, un nou concepte, un “súper mail”... i Google sembla que ja li ha trobat nom; S’anomenarà Wave

Google Wave serà de codi lliure i integrarà un GMail, un Facebook, un Twitter un Blog, un Picassa,... uf! fins i tot podrem jugar a escacs amb un amic amb un Wave.

Mr. Llaminadures

El concepto. Esa es la cuestión.

Manuel Manquiña en el personaje de Pazos, Airbag (1997)

Share this: